旅費規程活用マニュアル2.0

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2018年11月17日(土)23時59分まで延長しましたので、
お見逃しのないようにお願いいたします。

2018年11月15日、
旅費規程活用マニュアルを2.0に
バージョンアップしました。

【主な変更点】
1.出張の定義の見直し
2.支給金額の見直し
3.海外出張編の追加 ※
4.追加Q&A(サポートサイト内) ※
※ サポート付フルセットのみ

より実務的で使いやすい内容になりました。

旅費規程活用マニュアル、人件費削減マニュアル
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旅費規程活用マニュアル2.0の内容

1.旅費とは

ある程度以上の規模の会社、
または役所では、出張をすると交通費や宿泊費のほか、
出張手当(いわゆる日当)が支給されます。
これらの交通費、宿泊費、出張手当のことを旅費と呼びます。


旅費は所得税法上、非課税として定められており、
税金はかかりません。


しかもこの旅費は、所得税法上、
実費精算を求められていないため、
旅費規程で決められた金額を支給することが可能
なのです。

これは事務が煩雑になるのを避けるためと言われていますが、
たいていの場合、
実費よりも高い金額が支給される
ことになります。

それは旅費規程では正規の運賃や宿泊費で規定するのに対し、
実際は各種の割引切符や安いビジネスホテルを
利用することもできるからです。


つまり旅費規程に基づいた支給がされていれば、
実際にかかった金額以上に支給し、
所得税は非課税とすることが認められている
という、
節税という観点からすると、
とても使い勝手の良い方法なのです。



2.旅費規程の法的根拠

旅費規程にかかる法的根拠は、
国税庁の所得税基本通達9-3で、
非課税とされる旅費の範囲について通達されているのですが、
簡単にまとめると次のようになります。

・出張の目的、目的地、行路または期間の長短、
 宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、
 その旅行に通常必要とされる費用を支給して構わない。

・通常必要とされる費用かどうかの判定は、
 社内の役職間のバランスと同規模の会社と比べ
 高すぎないよう考慮すること。

通常必要とされる費用が具体的にいくらであるか
については示されていないため、
各社の経営における合理性を考慮した
適切な金額を設定する必要
があります。

旅費規程活用マニュアルでは、
これまでの販売および税務調査実績を元に、
出張の定義と日当の金額設定
をしています。


3.通常かかる費用

通常かかる費用について具体的に考えてみましょう。

1)交通費

出張で移動するためにはまず交通費がかかります。
社長ならばあらかじめ旅費規程で、
「新幹線はグリーン車、飛行機はビジネスクラスを利用する」と決めておけば、
その正規運賃が必要経費として問題なく認められます。



旅費規程活用マニュアル2.0では以下のQ&Aに答えています。

Q.交通費、宿泊費について、法人のクレジットカードで精算をしても構わないでしょうか?

Q.新幹線グリーン車等の正規運賃で精算しながら、高速バス等を利用してもいいのでしょうか?

Q.飛行機の正規運賃の精算はビジネスクラスではなくファーストクラスではダメですか?

Q.社用車を使った場合はどうすればいいですか?

Q.自家用車を使った場合はどうすればいいですか?


2)宿泊費

宿泊費についても同様です。
社長ですから出張先ではしっかりと休養を取るために、
設備の整ったシティホテルに泊まれる金額を旅費規程に定めておけば、
常識の範囲内の金額であれば必要経費として認められます。

例えば県庁所在地や特別区および政令指定都市の場合、
本マニュアルでは一泊●万円と決めています。

実際には何らかの事情で1万円のビジネスホテルに宿泊したとしても、
その差額を精算する必要はありません。


旅費規程活用マニュアル2.0では以下のQ&Aに答えています。

Q.宿泊したホテルの領収書は取っておかなくてもよいのでしょうか?

Q.宿泊代が高騰し設定金額を超えてしまった場合はどうすればよいでしょうか?


3)出張手当

出張手当、いわゆる日当は出張の際、
通常であれば支出しなくてよかった費用を
補てんするための実費弁償に相当する費用
として認められます。

あらかじめ決めているため、
多い時も少ない時もありますが、
都度精算の煩雑さを避ける精算事務の簡略化が目的です。

旅費規程活用マニュアル2.0では以下のQ&Aに答えています。

Q.顧問税理士から、役員は残業代が付かないので日当は受け取れないと言われましたが、大丈夫でしょうか?

Q.クライアントとの会食費を交際費で精算して、さらに深夜日当を支給しても構わないのでしょうか?


4.出張の定義

出張の定義は法律で定められているわけではないため、
各社で決めたものが旅費規程です。

自治規範としての規程であるため、
経営における経済的な合理性を考慮する必要があります。

そこで過去の日当に関する判例を元に、
出張と認めるための3つの要素を挙げます。

第1 在勤地から離れること
第2 業務上の目的を持つこと
第3 旅行の費用がかかること


第1は通常いる在勤地から離れる必要があり、
在勤地であればただの出勤となります。

第2は業務上の目的があることで、
視察と言って、ただの旅行に行くのではなく、
業務上の目的を客観的、合理的に説明できる必要があります。

第3は旅行の費用がかかることです。
例えば徒歩圏の郵便局に行くことで、
在勤地を離れ、業務上の目的があったとしても、
旅行の費用がかかることは通常ないため、
出張の要素を満たしません。
少なくともなにかしらの費用が発生する可能性が必要です。

本マニュアルでは、
出張と認められるための3つの要素をクリアした上で、
出張手当が発生する出張を5つに分類
しています。


これにより、
夜の会食等が多い中小企業社長さんなどにも
実務的で使いやすい内容
になっています。

5.顧問税理士が反対する理由

旅費規程の導入について顧問税理士に相談すると、
「否認される恐れがある」と言われ、
反対されることがあります。

それは確かに可能性としては間違いのないことであり、
顧問税理士さんとしては伝えなくてはなりません。

ただし「可能性がある」とだけ伝えるのではあまり意味がありません。
アドバイスするのであればクライアントの意向をくみ取った上で、
効果とリスクの大小を比較して伝えなければいけません。

しかし現実問題としては税理士さんであっても
旅費規程に関する税務リスクを判断する材料を持つことは難しい状況
にあるようです。
手持ちの事例もほとんど無ければ、
世の中で公開されている事例もほとんど無いからです。


以下に顧問税理士が、旅費規程の導入を反対する理由を4つ上げます。

①規程の作成は税理士業務ではないため
旅費規程を含む各種の規程は、
正確には就業規則の一部であり、
社会保険労務士の業務の範疇です。

そのた資格商売の税理士としては、
手を出しにくいという意識もあるようです。

また反対にほとんどの社会保険労務士は、
規程を作ることはできても、税法に明るくないため、
やはり手出しができません。

②旅費規程の税務上の判断があいまいなものであるため
旅費規程は、他の税務判断と比べ、
各社の状況に任せる部分が大きく、
正しい、誤りというのを一概に判断することができません。

また税務調査においても同様で、
あちらの会社ではよかったけれどもこちらの会社ではダメ、
ということも起こり得ます。

このような状況から、
多くの税理士さんは顧問先に対し旅費規程を勧めることはほとんどありませんし、
勧めたとしても税務的な安全圏を優先した、
運用上としては使いにくい内容になりがちです。

③旅費規程導入の経験、税務調査の経験がないため
上記①②の理由により、
税理士であっても旅費規程の導入や税務調査の経験はほとんどできない状態です。
経験がないままだと、なかなか的確なアドバイスは難しいかもしれません。

④効果的な節税法を自ら提案しなかったため
社長がこのようなマニュアルを見て、
自社で導入したいと言ってきた場合、それが効果的であればあるほど、
自分から提案しなかった責任が生まれてしまうため、
あれやこれやと理由をつけて、反対する立場を取ってしまいます。

社長自身が旅費規程を理解した上で、
自らの責任で導入を決定し、
税理士さんにはサポートをお願いする形
がよいでしょう。


参考までに2018年10月に、
本マニュアル購入者を対象としたアンケートを行ったのですが、
適正に運用されているため、税務調査の論点となることもほとんどなく、
旅費規程が否認された事例も0件でした。

諸処の事情により旅費規程の導入を躊躇されている場合は、
社長ご自身が上記のの数字を参考にしていただければ幸いです。


6.旅費規程の導入と運用

旅費規程導入の手順と運用方法について以下にまとめます。


導 入

1)旅費規程を定める
① 付属の旅費規程の内容を確認する
特別な事情がない限りは、文章、役職、金額等、そのままで構いません。
ただし自社で使用している役職がディレクター、マネージャー等の場合は、
それに合わせましょう。

② 附則に日付を記入する
旅費規程の適用日を記入します。遡って適用することのないようにしてください。

附 則
 この規程は、20XX年XX月XX日より適用する。

改訂をした場合は、規程本文の最後「附則」の下へ、
次のように記載しましょう。

附 則
 この規程は、20XX年XX月XX日より適用する。
 この規程の一部を改訂し、20XX年XX月XX日より適用する。

税務調査で指摘があった場合に見せられるように、
就業規則類と共に保管しましょう。
特に押印の必要はありません。


2)臨時株主総会議事録または総社員同意書を作成する
大げさに思うかもしれませんが、
旅費規程の導入を株主総会で決議します。
通常、この程度の規程を定めるには取締役会でも十分です。
しかし取締役会は社長の思惑が通りやすいことから、
社長個人の節税目的であるという疑念を持たれる可能性があります。

そこで税務署対策として、株主総会の法律的な建前を利用します。
法律的な建前では、株主総会は経営から独立した出資者の集まり
であるということになっています。
それがたとえ社長一人しか株主がいなかったとしてもです。

株主総会で旅費規程などの導入が決議されたのであれば、
それは経費の使い方、福利厚生、納税までを含めた株主の意向ということになります。
社長はその意向を受けて会計処理、規程に基づいた運用をしているにすぎません。

もし税務署が、株主総会の決議事項を否認しようとするならば、
その違法性を立証しなければなりません。
しかしそれは、株主総会の決定が明らかに税法に抵触しない限り不可能なのです。


臨時株主総会議事録に、規程の制定理由を簡潔に示し、
規程と一緒に保存をしておけばよいでしょう。

合同会社の場合は、株主の総意という理論は使えませんが、
総社員の同意書を残すことで税務調査で指摘を受けた場合の
説明材料の一つになります。

 

・株主総会議事録(株式会社・有限会社)
・総社員同意書(合同会社)

株式会社の場合、自社の定款を確認し、
発行済み株式の総数など間違いがないようにしましょう。

合同会社の場合、社員総会や業務執行社員総会のようなものを
開催することは会社法上は義務付けられていないため、
自社の定款の機関設計と矛盾がないかご確認ください。

また改訂の場合も、規程の改訂理由を簡潔に示し、
新たに印刷し直した旅費規程と一緒に保存をしておきましょう。

・国内出張旅費規程および海外出張旅費規程の改訂に関する決議書

運 用

3)特定交通費パターン表を作成する
よく行くクライアント、地域の特定交通費パターン表を作成します。
合理的な経路である必要がありますが、
飛行機ならばビジネス(プレミアム)クラス、新幹線ならばグリーン車の
正規運賃で作成します。

仮に一度しか行かないであろう場所であっても、
もしかしたらまた行く可能性もあり、
その場合には精算事務の簡略化となりますので、
特定交通費パターン表を作成します。

・特定交通費パターン表

作成した特定交通費パターン表は、
期の始まりなどのタイミングで1年に1度程度見直すと良いでしょう。

また正規運賃については航空会社のサイトのスクリーンショットや、
運賃表のPDFをダウンロードして保存しておくと後から見返す際に役に立ちます。


4)旅費精算表を作成する
1ヶ月が経過したら、旅費精算表を使って前月分の旅費を精算します。

特定交通費パターン表で対応する場所はパターンNoを記入し、
個別の訪問先の場合は交通手段と経路、実費を記入します。

タクシーの利用については、
訪問先への往復の移動については領収書で実費精算が可能ですが、
突発的な細々とした移動については日当でまかなうようにしましょう。

1ヶ月分の旅費を算出したら、合計額を振り込みます。

なお、実際の領収書については保存する必要はありませんが、
万が一カラ出張を疑われた場合に見せる可能性に備え、
別途保存しておくとよいでしょう。


5)帳票を保存する
旅費精算表、該当する特定交通費パターン表、スケジュール表を
ホチキス留めして保管します。


6)旅費を振り込む
交通費、宿泊費、出張手当を合計した旅費を、
証拠が残るように個人の口座に銀行振込します。
手渡しでも構いませんが、その場合は受領表等を作成し残しておきましょう。

なお、海外出張については、追加で注意するべき点がありますので、
<サポート付きフルセット>に付属する「海外出張編」をご確認ください。


7.税務調査で指摘を受けたら

さて、いざ税務調査に入られて、
出張手当について指摘を受けた場合はどうすればよいでしょうか。

税務調査で問題が生じた場合の解決方法には
『修正申告』と『更正処分』があります。

修正申告は納税者自ら修正するのに対し、
更正処分は税務署による行政処分であり、
言葉の印象としてもずいぶん恐ろしく感じます。


『この出張手当は認められませんので修正申告をしてください。
 修正申告をしない場合には更正処分をすることになります』


税務署からこのように言われると、
更正処分はなにやら恐ろしげなので、たいていの人は
『わかりました・・・。修正申告します・・・』と答えることになります。

しかし修正申告と更正処分は、実際のところ何が違うのでしょうか。

修正申告
納税者自ら申告内容を修正する手続き。
修正について納得していることから修正後に不服申し立ては出来ない。
税務署が修正申告を求めるのも不服申立ての権利を消滅させ、
後々面倒なことにならないため。
法的裏付けが曖昧な場合、納税者自ら修正申告するように誘導することがある。

更正処分
納税者の納得は関係なく、
税務署が強制的に申告内容を修正する行政処分。
修正申告とは違って、納税者には不服を申し立てる権利がある。
税務署が更正処分をする場合には、
その理由を付記しなければならないため、
法律の裏付けがなければ慎重にならざるを得ない


ここで重要なことは、
税務署が更正処分をするためには法律の裏付けが必要であり、
法的裏付けが曖昧な場合、
納税者自ら修正申告するように誘導するしか手がない
ということです。

私が参加している税務調査研究会でも出張手当がたびたび話題に上がります。
その会の中で元国税調査官の方が、
出張手当が問題になった裁決・判決をかなり探してくれたのですが、
結局見つかりませんでした


該当する裁決・判決がないということは、
これまでに出張手当で更正処分をされた事例がない、
つまり誰も否認をされていない
、ということであると予想されます。
(もちろん、修正申告を出しているケースはあるでしょうが)

というわけでこの会の中では、
(このマニュアルにある金額では)出張手当は更正処分をされることはない、
という結論
が出ています。

指摘をされても修正申告に応じなければ、
「今回は指導という事で」という台詞で終わることになります。
税務署との心理ゲームに負けて安易に修正申告に応じるのは避けるべきでしょう。

しかしもし万が一、更正処分を受けるとどうなるのでしょうか。

修正申告でも更正処分でもかかってくる追徴税は
不足税額に10%増の過少申告加算税と延滞税です。
修正申告と比べて更正処分が金銭的に大きく不利益になることはありません

注)ただし隠ぺい又は仮装行為とみなされた場合の更正処分は重加算税の対象。
  ウソはいけません。


このように見ると、
明らかに申告が間違っている場合は修正申告をするべきですが、
出張手当の金額等、見解の相違に関しては、
自ら修正申告をするメリットは見当りません


また更正処分を受けたことを理由に、
税務調査に入る回数が増えるということもないようです。

出張手当に関する税務調査についてまとめるとこうなります。

・ 税務署は更正処分は出しにくいため修正申告を促してくる
・ 修正申告に応じなければお咎めなしで終わることも多い
・ もし更正処分をされたとしても修正申告と比べ大きな損はない



8.まとめ

正確に言えば旅費規程は就業規則の一部です。

就業規則は会社を良くするための経営上の判断を規程化したものであり、
その内容を税務署や税理士が判断することは本来であればおかしなことです。

旅費規程の導入により、社長も社員も頑張ることができて、
より大きな利益を生み出し、
結果として納税額が増えてゆくのが正しい使い方です。

旅費規程活用マニュアルが御社の経営のお役に立ちましたら幸いです。


旅費規程活用マニュアル2.0の構成

1.出張手当を経費化する 旅費規程活用マニュアル(PDF) 26ページ
※ このページに書いてある内容です

1-2.旅費規程活用マニュアル2.0 海外出張編(PDF) 7ページ

2-1.国内出張旅費規程(Word) 2ページ

2-2.海外出張旅費規程(Word) 2ページ

3-1.臨時株主総会議事録(Word) 1ページ
※ 取締役が1名の会社用

3-2.臨時株主総会議事録(複数)(Word) 1ページ
※ 取締役が複数いる会社用

3-3.総社員の同意書(Word) 1ページ
※ 合同会社用

3-4.改定に関する決議書(Word) 1ページ

4-1.特定交通費パターン表(Excel) 1シート

4-2.国内出張旅費精算表(Excel) 1シート

4-3.海外出張旅費精算表(Excel) 1シート

5.税務署から電話が来た!応対マニュアル(PDF)1ページ
『税務調査に伺いたいのですが?』 という電話があった時にあわてないための、
応対マニュアルです。

税務署(?)から電話があった!とあわててしまうと、
実はそれが都税事務所なのか、市役所の税務課なのか、国の税務署なのか、
また税務調査の内容が法人税なのか
それとも社長個人の所得税、贈与税なのか等々、
確認しておくべきことを忘れてしまい、
対策が後手に回りいらぬ苦労をすることになります。

そこで税務署から電話があった時に、まずは深呼吸をして、
『あ、税務署ですかぁ、ちょっと待ってくださいねー』とゆっくり言ってから、
この記入式のマニュアルを机の上に出しましょう。
そうすれば聞き漏らしがなく、落ち着いて応対ができるでしょう。

6.サポートのご案内(PDF)1ページ
マニュアルご購入日より1ヶ月間、マニュアルに関する内容※を
サポートページよりご質問いただけるサービスです。
おおむね2日以内に回答させていただきます。
期限内であれば質問回数は無制限とさせていただきます。

※ 税務相談となる具体的内容の質問ではなく、
  一般論としての解釈をサポートするものであり、
  税務相談が必要な場合は、内容に詳しい税理士をご紹介させていただきます。

※ 1ヶ月経過後はサポートサイトより、
  1回あたり5,400円でご質問していただけます。

7.追加情報サービス(PDF)
マニュアル内容に関する法改定等の最新情報があった場合にお知らせするサービスです。
このサイトが存続する限りお知らせいたします。
なお、サポート付きフルセットをご購入いただきました方には、
これまで発行した追加情報サービスもお読みいただけます。

2012.03.18 役所で出張旅費の厳格化の動き
2012.05.29 修正申告と更正処分
2014.08.18 さかのぼり旅費日当の否認事例
2017.05.02 海外出張時の消費税の処理について

8.追加Q&A(サポートサイト)
これまでにいただいた面白い質問をサポートサイトにて公開しています。
今後もシェアした方がいい質問がある都度、追加してゆきます。


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1-1 旅費規程活用マニュアル(PDF/26P)
1-2 旅費規程活用マニュアル2.0 海外出張編(PDF/7P)
2-1 国内出張旅費規程(Word/2P)
2-2 海外出張旅費規程(Word/2P)
3-1 臨時株主総会議事録(Word/1P)
3-2 臨時株主総会議事録(複数)(Word/1P)
3-2 総社員の同意書(Word/1P)
3-4 改定に関する決議書(Word/1P)
4-1 特定交通費パターン表(Excel)
4-2 国内出張旅費精算表(Excel)
4-3 海外出張旅費精算表(Excel)
5 税務署から電話が来た!応対マニュアル(PDF/1P)
6 サポートのご案内(PDF)
7 追加情報サービス(PDF)
8 追加Q&A(サポートサイト)

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